Tapahtuman tarinallistaminen – case Tiimiakatemia 20 vuotta

Tiimiyrittäjyys valloittaa maailmaa. Mutta vallankumous on uhattuna! Tiimiakatemian Johtavat Ajatukset on anastettu, syyllinen on konna Le Badguy. Apuun on hälytetty agentti James Bond. Vain Bond voi pelastaa tiimiyrittäjyyden, mutta hän tarvitsee apuasi!

TA20_Dramaturgia

Kuva: Tuomas Mikkonen

Voiko tapahtuman tarinallistaa? Mitä se tarkoittaa? Mitä hyötyä siitä on?

Tässä kirjoituksessa kiteytän kokemuksia Tiimiakatemian 20-vuotisjuhlan suunnittelusta ja toteutuksesta, tarinallistamisen näkökulmasta. Kirjoituksen loppuun tiivistin viisi kovaa oppia, joiden avulla kohtaamisiin saadaan todellista vaikuttavuutta ja vääntöä aikaan.

Tehtävämme oli kutsua Tiimiakatemian kansainvälinen verkosto juhlimaan 20 vuoden historiaa ja todistamaan, kuinka 2013 tiimiyrittäjyyden visio toteutuu. Lisäksi uusi visio 2018 julkistettiin juhlassa, joka järjestettiin 19.1.2013 Jyväskylässä. Unelmana ikimuistoinen juhlapäivä.

Tavoitteena oli 800-1000 juhlijaa, ja sen saavutimme. Noin 250 ihmistä osallistui päivän Behind the Scenes –seminaariin ja yli 700 juhli Casino Royale Gaalassa. Tärkeänä tavoitteena nuorten järjestäjätiimille oli myös oppia ison verkostokohtaamisen tekemisestä.

Roolini ja toimeksiantoni Tiimiakatemialta oli valmentaa nuoret tiimiyrittäjät huippusuoritukseen ja vastata erityisesti markkinointiviestinnästä ja sisällöntuotannosta. Aloitin tehtävässä marraskuun alusta 2012. Tarinallistaminen oli jo käynnistynyt; teemaksi oli valittu James Bond, ja ensimmäinen trailerivideo kuvattu.

Haasteita toi mukanaan Tiimiakatemian monituhatpäinen verkosto, josta tunnistimme

yli 10 eri kohderyhmää. Kutsumisessa hyödynsimme luovasti agentteja ja sosiaalista mediaa sekä luotimme myös viraalivideoihin ja word of mouthiin. Sähköpostiviestintääkin toki tehtiin, mutta asiakasrekisterit olivat – kuten niin usein ovat – vaillinaisia. Monen eri sidosryhmän erilaiset intressit konseptin ja ohjelman suhteen piti myös sovittaa yhteen.

Draaman kaaret_Ola Olsson

”Dramaturgia on kokonaisuuden,

ajan ja yksityiskohtien hallintaa.”

– Ola Olsson

Juoni lähti liikkeelle alkusyksystä 2012, jolloin ensimmäinen video julkaistiin, nettisivut aukaistiin ja ennakkoviestit lähtivät sähköposteihin. Pyrimme rakentamaan sekä viestinnän että tapahtumapäivän kulun hyödyntäen draaman kaaren eri vaiheita; alkusysäys, esittely, syventäminen, kiihdytys (ristiriitojen kärjistyminen), ratkaisu, häivytys (Olsson).

Tarina väritti kohtaamisen markkinointia. Bond puhutteli osallistujia videoilla ja sosiaalisessa mediassa sekä lähetti sähköpostia. Tarinaa kerrottiin ja trailerivideoita näytettiin myös eri kohderyhmien tilaisuuksissa kiinnostuksen herättämiseksi. Eräs trailerivideolla varustettu päivitys Facebook eventissä meni näin:

50 PÄIVÄÄ ENÄÄ… AUTA BONDIA TEHTÄVÄSSÄ – ILMOITTAUDU 6.12. MENNESSÄ!

Johtavat ajatukset ovat yhä kateissa. Mr Bond tapaa kauniin kontaktinsa pokeripöydän äärellä. Takaa-ajoa, ammuskelua, toimintaa, romantiikkaa… Bond pääsee lähemmäs kohdettaan… Mutta mitä sitten tapahtuu?

Kuva: Tuomas Mikkonen

Kuva: Tuomas Mikkonen

Tarina siivitti myös päivän käsikirjoitusta. Tapahtumapaikat A-sali ja Paviljonki oli somistettu teemaan, panostaen valotekniikkaan. Lopun tunnelman tekivät musiikki ja ihmiset pukeutumisellaan. Paviljonkiin oli toki rakennettu Black Jack- ja pokeripöydät sekä tarjoilut Casino-teeman mukaan.

Tarinan eteneminen ja huipentuminen rytmitti päivää, ollen olennainen punainen lanka ohjelmassa eikä päälle liimattu teema, kuten liian usein tapahtuu. Jyväskylän ylioppilasteatterin näyttelijäryhmä (kuva) toi päivän seminaarin alkuun ja käänteisiin säpinää draamallisin keinoin, lihallistaen sitä ennen markkinoinnissa virtuaalisena eläneet ”hyvikset” ja ”pahikset” ja nostattaen tunnelmaa kohti seminaarin loppua ja gaalailtaa. Vuorovaikutukselle oli varattu tilaa päivän mittaan niin ”livenä” kuin sosiaalisen median kanavillakin. Live- ja videopuhujien rytmittäminen toi vaihtelua suvantokohtien ja käänteiden välillä.

Tarina päättyi gaalaillan draamalliseen lavarevittelyyn, jossa Bondin joukkiot lopulta voittivat pahat vastustajat. Alkuillan puheenvuorojen osuus ja eritoten draamahuipennus olisi voinut olla tiiviimpi, mutta sen jälkeen illan bändi sytytti yleisön riehakkaaseen juhlintaan; draaman kaari saatiin nousemaan loppua kohden.

Summa Summarum. Tiimiakatemia sai arvoisensa 20-vuotisjuhlat! Ne olivat sankarin (ja ehkä myös perustajansa Johannes Partasen) näköiset: mutkattomat ja hillittömät, mutta täynnä kovaa sisältöä, nuorekasta yrittäjähenkisyyttä, sydämellisiä kohtaamisia, tunnetta ja tyyliä.

Oppeja ja kokemuksia tuli koko nuorten tiimille roppakaupalla niin perusmarkkinoinnista, projektin ja tiimin johtamisesta, hinnoittelusta ja budjetoinnista, tapahtumakäsikirjoittamisesta, aikatauluttamisesta kuin itsensä johtamisestakin. Tutummaksi tuli myös Tiimiakatemian Brasiliaan asti laajentunut monituhathenkinen verkosto.

Kiteytin lopuksi viisi kovaa kohtaa, joiden avulla kohtaamisiin saadaan todellista vaikuttavuutta ja vääntöä. Näihin keskityn tästedes entistäkin enemmän konsultoidessani ja tuottaessani kohtaamisia ja oppimistapahtumia.

1. Pidä kohderyhmä kirkkaana mielessä!

Älä hetkeksikään unohda kenelle olet tapahtumaa tekemässä (et itsellesi). Jos pääkohderyhmiä on useita, räätälöi viestiä.

2. Kirkasta visio ja lähde matkaan!

Tärkeintä on tehdä pohjatyöt hyvin yhdessä. Suunnitelman ei kuitenkaan tule olla täydellinen ennen tekemistä. Älä ujostele käyttää asiantuntijoita jo varhaisessa vaiheessa, se maksaa itsensä takaisin.

3. Tarinan ja videoiden voima on väkevä!

Rohkeutta ja kekseliäisyyttä tarinallistamiseen – turha kainostelu vesittää monia hyviä aikomuksia. Elävä kuva välittää myös tunteen ja fiiliksen ydinviestin tueksi.

4. Markkinoi sosiaalisesti ja vuorovaikuta!

Rakenna vuoropuhelua eri kanaviin. Hyödynnä osallistujien usein erinomaista asiantuntemusta ja halua myötävaikuttaa esim. ohjelman rakentamisessa.

5. Laajenna tapahtumaasi verkkoon!

Mahdollista etäosallistuminen ja rikas keskustelu tapahtuman aikana (ja jälkeen) ennakkoluulottomasti sosiaalisen median työkalujen avulla.


Tiimiakatemian 20-vuotissyntymäpäivistä lisää:

http://www.tiimiakatemia.fi/syntymapaivat/

https://www.facebook.com/events/382157755191778/

Blogikirjoitus on julkaistu aiemmin Tarinakoneen blogissa. 

Mainokset

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s